Hoe wijs je een kandidaat af?

Door Martijn Sitsen

Uit het leven gegrepen: mijn vrouw solliciteert op een zondagavond op een vacature die zij vindt op Indeed.nl. Keurig netjes met een modern cv en een motivatiebrief. Wat schetst haar (en daarna mijn) verbazing – afgelopen dinsdag ontvangt zij de volgende mail:

“Beste, de vacature bij ons bedrijf is vergeven. Hartelijk dank voor je schrijven”

Wat een hoop moeite om te solliciteren, waarna het bedrijf waarschijnlijk binnen 15 seconden een reactie formuleert. En wat voor één!

Ik begrijp echt dat je in sommige situaties moet selecteren op cv en motivatiebrief, en dat je iets van een reactie-template klaar hebt. Dat werkt nou eenmaal sneller en het is ook gewoon makkelijker. Maar zorg er dan alsjeblieft voor dat het een fatsoenlijke, zo persoonlijk mogelijke en nette reactie is. Waarom zou je níet de moeite nemen om iemand een nette afwijzing sturen? De kandidaat heeft toch ook de moeite genomen een cv en motivatiebrief te schrijven?

Allereerst, een afwijzing is nooit leuk. We weten, denk ik, allemaal wel dat als je liefde onbeantwoord blijft, dat dat zeer doet. Met een afwijzing voor een baan waar jij je zinnen op hebt gezet, is dat iets vergelijkbaars. Het gaat nu eenmaal om gevoelens.

Als je een sollicitant afwijst op basis van cv of motivatiebrief, kun je dat prima doen met een e-mail. Als je over je kandidaat twijfelt zeg ik: bel even. Dan heb je contact, je kunt wat vragen stellen over iemands motivatie, of je licht je afwijzing toe. Dat maakt het veel persoonlijker en zal er, als je het goed aanpakt, voor zorgen dat je kandidaat de afwijzing gemakkelijker accepteert.

Wijs je je kandidaat af na een eerste gesprek? Stuur dan vooral geen mail, maar bel! Je hebt de sollicitant zeker al een uur persoonlijk (of tegenwoordig via video) gesproken. Dan vind ik dat je iemand telefonisch moet uitleggen waarom hij of zij niet doorgaat naar de volgende ronde.

Volgt er een tweede gesprek, waar jij als recruiter wellicht niet bij zit, en de kandidaat wordt daarna afgewezen? Dan zou ik ervoor zorgen dat iemand die wél bij het gesprek aanwezig was met de kandidaat belt, en dat diegene netjes toelicht waarom jullie hem of haar afwijzen. Ik heb zelf te vaak meegemaakt dat mensen te lang wachten met bellen, totaal onpersoonlijk bellen of de kandidaat niet voldoende uitleg geven over de afwijzing.

Wat is nu echt belangrijk wanneer je iemand afwijst?

  1. Maak het persoonlijk. Het is belangrijk dat je onderbouwt waarom de kandidaat niet past. Meestal kijk je daarbij naar harde eisen.
  2. Neem er de tijd voor. Het is voor je kandidaat wel zo prettig om even de kans te krijgen om te reageren en vragen te stellen, en dat jij als recruiter empathisch bent en meeleeft.
  3. Houd het altijd duidelijk en objectief. Onderbouw en motiveer. Wanneer je iemand niet als persoon in jouw team ziet passen dan zul je daar jouw redenen voor hebben. Het is niet erg om die toe te lichten. Dat is voor je kandidaat niet leuk om te horen, maar het zal zeker minder erg zijn dan “de andere kandidaat was beter”. Ja, duh! Maar waarom dan?

Kortom, hoe je je kandidaat afwijst is net zo belangrijk als hoe je iemand aanneemt. Hij of zij kan zomaar eens een ambassadeur van je organisatie worden. En bijdragen aan jullie werkgeversmerk.

Wil je hier meer over weten of heb je andere een hulpvraag op het gebied van recruitment? YOBZ denkt graag met je mee. Wil je meer weten over wat wij voor je kunnen doen, neem dan contact op één van onze collega’s:

  • Marnix Wesselink, Business Consultant, op 06 23 91 77 80
  • Sander van der Valk, Commercieel Directeur, op 06 10 77 09 81

Benieuwd naar onze diensten? Meer informatie vind je hier.