Home » Insights » Where recruitment meets HR: strategische personeelsplanning

Where recruitment meets HR: strategische personeelsplanning

Geschreven door Floor Duijvis

Strategische personeelsplanning een onderwerp op de agenda van recruitment? Ik ben van mening dat wanneer je een gedegen basis wilt leggen voor recruitment, het een voorwaarde is om strategische personeelsplanning hoog op de prioriteitenlijst te zetten. Ik ben de literatuur ingedoken en kwam tot de conclusie dat er nagenoeg niks is geschreven over de relatie tussen strategische personeelsplanning en recruitment. Daarom hieronder een korte literatuurstudie, case en praktische tips.

In hoeverre strategische personeelsplanning van belang voor de uitvoering van recruitment?

Om te beginnen, wat is strategische personeelsplanning precies? Draper en Merchant (1978) en Evers en Verhoeven (1999) definiëren strategische personeelsplanning als het besturen van de in-, door- en uitstroom, waardoor continu over de optimale personele populatie wordt beschikt, benodigd voor het behalen van strategische doelen.

Strategische personeelsplanning heeft volgens Kluytmans (2004) verschillende functies. Eén, het inzichtelijk maken van de jaarlijkse personeelsstomen van in-, door- en uitstroom en de mogelijke oorzaken daarvan. Onderzoek naar bijvoorbeeld verloopintensiteit in combinatie met leeftijd, functie, diensttijd enzovoort, is vaak al zeer verhelderend. Twee, de analyse van mogelijke veranderingen in personeelsbehoefte en personeelsbeschikbaarheid, bij ongewijzigd en gewijzigd beleid. Ten derde kan men met strategische personeelsplanning mogelijke maatregelen bepalen om discrepanties in de toekomst te voorkomen of te verkleinen. Tot slot het uitvoeren en het monitoren van deze maatregelen, zowel organisatiegericht als individugericht.

Doelstellingen van strategische personeelsplanning zijn volgens Evers en Verhoeven (1999):
1. Het scheppen van een beleidskader om organisatiedoelstellingen te laten aansluiten op behoeften van individuele werknemers.
2. Het signaleren en in kaart brengen van personeelsbezettingproblemen die voortvloeien uit veranderingen in het ondernemingsbeleid, evenals het ontwikkelen van scenario’s voor het oplossen van deze problemen.
3. Inzicht verkrijgen in de relatie tussen personeelsbehoefte en personeelsbeschikbaarheid in de situatie dat het beleid niet wordt veranderd.

Concluderend, uit de theorie blijkt dat strategische personeelsplanning te maken heeft met instroom en daarmee (uiteraard) met recruitment. Continue over de optimale personele populatie beschikken is een doelstelling van recruitment. Inzicht in verschillende personeelsstromen en weten wie je zoekt, nu en over een jaar, waarbij je aansluit bij de organisatievisie en -veranderingen en medewerkersbehoeftes, is essentieel voor proactief recruitment. Daarnaast biedt inzicht in de vacatureruimte en waar deze op gebaseerd is, je een basis voor strategische personeelsplanning en het beleid daarin. Vervolgkeuzes in je strategisch recruitment hangen uiteindelijk af van het inzicht in bovenstaande.

Case: strategische personeelsplanning in de zorg

Om de vertaalslag naar de praktijk te maken, neem ik jullie mee in de volgende casus. In een veranderende zorgorganisatie wordt bij het stellen van een vacature onvoldoende onderzocht of er binnen de regio brede formatie een overschot is aan bepaalde functies. Daarnaast is de doelstelling van recruitment om in haar proces doorlopend te werven op basis van formatie en zicht te hebben op (toekomstige) vacaturebehoefte. Daarom is het noodzakelijk dat recruitment, in samenspraak met de hiring manager en planning, onderzoek doet vóór het intern en/of extern openstellen van de vacature. Wanneer dit namelijk niet gebeurt, kan het zijn dat er een nieuwe medewerker wordt aangenomen op de ene locatie, terwijl er op een andere locatie te veel mensen in deze functie werken.

Om te kunnen starten met strategische personeelsplanning is het van belang om met elkaar te bepalen wat de vacatureruimte is. In deze case is de clientvraag met bijbehorende zorgvraag leidend voor de bepaling van de formatie. Deze zorgvraag kan vertaald worden naar uren en de huidige formatie ten opzichte van de begroting, bepaalt de vacatureruimte. Met uitzondering bij de wens boven formatie te werken. Dan kan een medewerker in eerste instantie aangenomen worden op een flexibel contract en vervolgens bij formatieruimte overgenomen worden door de manager.

Als je start vanuit recruitment is het vervolgens belangrijk om informatie te krijgen van verschillende stakeholders en een continue proces te borgen. Een HR adviseur kan informatie geven over pensionering, verlof en verzuim en verwachte veranderingen daarin. Een planner informeert je over de verschillende diensten en (veranderende) beschikbaarheid van mensen. Controlling kan inzicht geven in de financiële personele stromen. En uiteraard is de manager de spil die, rechtstreeks of via de HR adviseur, informatie geeft over het team en de inzetbaarheid en knelpunten.

Praktische tips: welke vragen stel je jezelf en de organisatie als het gaat om strategische personeelsplanning en recruitment?

  • Wat is de huidige vacatureruimte in fte en personen?
  • Waar is de vacatureruimte op gebaseerd?
  • Wie zijn in de organisatie de stakeholders rondom het thema strategische personeelsplanning? Bijvoorbeeld HR, managers, intern plan- en flexbureau, vaste uitzendpartners, controlling.
  • Met welke interne en externe factoren verwacht je het komende jaar te maken te krijgen? Bijvoorbeeld CAO wijzigingen in diensten, verwachte pensionering, zwangerschapsverlof etc. Maar ook organisatorisch gezien, zoals uitbreiding of inkrimping van personeel?
  • Wat is de inzet van zzp’ers en uitzendkrachtenten opzichte van vaste medewerkers? En welke flexibiliteit wil je als organisatie daar in behouden?
  • Op welke verschillende locaties/ afdelingen werken medewerkers in welke functies en waarin zit daar gewenste mobiliteit?
  • Welke inzichten bieden exitinterviews en/of -formulieren ten aanzien van strategische personeelsplanning? Zijn er trends te ontdekken?

En nu?

Wil je hier meer over weten of heb je andere een hulpvraag op het gebied van recruitment? YOBZ denkt graag met je mee. Wil je meer weten over wat wij voor je kunnen doen, neem dan contact op met een van onze collega’s:

  • Marnix Wesselink, Business Consultant, op 06 23 91 77 80
  • Sander van der Valk, Commercieel Directeur, op 06 10 77 09 81

Benieuwd naar onze diensten? Meer informatie vind je hier.

Literatuur

Evers, G.H.M. & C.J. Verhoeven (1999): Human resources planning, Kluwer, Deventer
Kluytmans, F. (2004), Leerboek personeelsmanagement, Wolters Noordhoff, Groningen.
Draper, J., & Merchant, J. (1978). Selecting the Most Appropriate Manpower Model. Bryant, 587-601.

 

Misschien vind je dit ook leuk

We gaan langer thuiswerken: recruiter, wat ga je doen?




Lees meer

5 Praktische tips voor een SEO-proof vacaturetekst




Lees meer

Where recruitment meets HR: strategische personeelsplanning




Lees meer

Hoe wijs je een kandidaat af?




Lees meer

Recruitment, is dat nou een vak?




Lees meer

Google for Jobs – Deel 2: Hoe werkt het?




Lees meer

Wat wil je later worden als je groot bent?




Lees meer

Stalker alert: wanneer gaan recruiters te ver?




Lees meer

IT-recruitment: nieuwe manieren van sourcen




Lees meer

Zorgrecruitment: niet altijd met fluwelen handschoen




Lees meer

“Waar vind jij dan die schaarse doelgroep?”




Lees meer

Werven in de Techniek: Hoe ga je om met externe inhuur?




Lees meer

Casus: Floor voor het Elisabeth-Tweesteden Ziekenhuis




Lees meer

Verbeter je recruitmentproces: geestelijke gezondheidszorg




Lees meer

Hoe 2020 recruitment gaat veranderen




Lees meer

Help! In welke taal moet die vacaturetekst?




Lees meer

Arbeidsmarkttrends: creatief of no-nonsense taalgebruik in vacatures?




Lees meer

Casus: Pascal voor CBRE




Lees meer

4 tips voor een aantrekkelijk onboarding-programma




Lees meer

Hoe zet je personal branding in om IT-ers aan te trekken?




Lees meer

Recruitment in het Onderwijs: Wendy voor 3SSport




Lees meer

Recruitment is een vak: de vacature intake




Lees meer

6 tips voor een goede vacaturetekst




Lees meer

Testimonials. Hou je kandidaten wakker?




Lees meer

Coronacrisis: moet ik een recruitmentstop inlassen?




Lees meer

Case: Sourcen in de Automotive




Lees meer

Toch een vacaturestop – en nu?




Lees meer

Werven in de Techniek: Referral




Lees meer

Referral: vragen die je jezelf moet stellen vóór je een programma opzet




Lees meer

Persoonlijkheidstests inzetten bij werving




Lees meer

Het leven van een reizende recruiter




Lees meer

Google for Jobs – deel 1: wat is het?




Lees meer

Hoe trek je IT-profielen aan?




Lees meer

Werven in de Techniek: Start met een Employer Branding strategie




Lees meer

Recruitment: met instroom alleen red je het niet




Lees meer

Leid zelf technisch talent op met een Talent Development Program




Lees meer

3 tips voor een goede candidate journey




Lees meer

Recruitment marketing: Trigger je toekomstige collega op emotie




Lees meer