Home » Insights » Where recruitment meets HR: strategische personeelsplanning

Where recruitment meets HR: strategische personeelsplanning

Geschreven door Floor Duijvis

Strategische personeelsplanning een onderwerp op de agenda van recruitment? Ik ben van mening dat wanneer je een gedegen basis wilt leggen voor recruitment, het een voorwaarde is om strategische personeelsplanning hoog op de prioriteitenlijst te zetten. Ik ben de literatuur ingedoken en kwam tot de conclusie dat er nagenoeg niks is geschreven over de relatie tussen strategische personeelsplanning en recruitment. Daarom hieronder een korte literatuurstudie, case en praktische tips.

In hoeverre strategische personeelsplanning van belang voor de uitvoering van recruitment?

Om te beginnen, wat is strategische personeelsplanning precies? Draper en Merchant (1978) en Evers en Verhoeven (1999) definiëren strategische personeelsplanning als het besturen van de in-, door- en uitstroom, waardoor continu over de optimale personele populatie wordt beschikt, benodigd voor het behalen van strategische doelen.

Strategische personeelsplanning heeft volgens Kluytmans (2004) verschillende functies. Eén, het inzichtelijk maken van de jaarlijkse personeelsstomen van in-, door- en uitstroom en de mogelijke oorzaken daarvan. Onderzoek naar bijvoorbeeld verloopintensiteit in combinatie met leeftijd, functie, diensttijd enzovoort, is vaak al zeer verhelderend. Twee, de analyse van mogelijke veranderingen in personeelsbehoefte en personeelsbeschikbaarheid, bij ongewijzigd en gewijzigd beleid. Ten derde kan men met strategische personeelsplanning mogelijke maatregelen bepalen om discrepanties in de toekomst te voorkomen of te verkleinen. Tot slot het uitvoeren en het monitoren van deze maatregelen, zowel organisatiegericht als individugericht.

Doelstellingen van strategische personeelsplanning zijn volgens Evers en Verhoeven (1999):
1. Het scheppen van een beleidskader om organisatiedoelstellingen te laten aansluiten op behoeften van individuele werknemers.
2. Het signaleren en in kaart brengen van personeelsbezettingproblemen die voortvloeien uit veranderingen in het ondernemingsbeleid, evenals het ontwikkelen van scenario’s voor het oplossen van deze problemen.
3. Inzicht verkrijgen in de relatie tussen personeelsbehoefte en personeelsbeschikbaarheid in de situatie dat het beleid niet wordt veranderd.

Concluderend, uit de theorie blijkt dat strategische personeelsplanning te maken heeft met instroom en daarmee (uiteraard) met recruitment. Continue over de optimale personele populatie beschikken is een doelstelling van recruitment. Inzicht in verschillende personeelsstromen en weten wie je zoekt, nu en over een jaar, waarbij je aansluit bij de organisatievisie en -veranderingen en medewerkersbehoeftes, is essentieel voor proactief recruitment. Daarnaast biedt inzicht in de vacatureruimte en waar deze op gebaseerd is, je een basis voor strategische personeelsplanning en het beleid daarin. Vervolgkeuzes in je strategisch recruitment hangen uiteindelijk af van het inzicht in bovenstaande.

Case: strategische personeelsplanning in de zorg

Om de vertaalslag naar de praktijk te maken, neem ik jullie mee in de volgende casus. In een veranderende zorgorganisatie wordt bij het stellen van een vacature onvoldoende onderzocht of er binnen de regio brede formatie een overschot is aan bepaalde functies. Daarnaast is de doelstelling van recruitment om in haar proces doorlopend te werven op basis van formatie en zicht te hebben op (toekomstige) vacaturebehoefte. Daarom is het noodzakelijk dat recruitment, in samenspraak met de hiring manager en planning, onderzoek doet vóór het intern en/of extern openstellen van de vacature. Wanneer dit namelijk niet gebeurt, kan het zijn dat er een nieuwe medewerker wordt aangenomen op de ene locatie, terwijl er op een andere locatie te veel mensen in deze functie werken.

Om te kunnen starten met strategische personeelsplanning is het van belang om met elkaar te bepalen wat de vacatureruimte is. In deze case is de clientvraag met bijbehorende zorgvraag leidend voor de bepaling van de formatie. Deze zorgvraag kan vertaald worden naar uren en de huidige formatie ten opzichte van de begroting, bepaalt de vacatureruimte. Met uitzondering bij de wens boven formatie te werken. Dan kan een medewerker in eerste instantie aangenomen worden op een flexibel contract en vervolgens bij formatieruimte overgenomen worden door de manager.

Als je start vanuit recruitment is het vervolgens belangrijk om informatie te krijgen van verschillende stakeholders en een continue proces te borgen. Een HR adviseur kan informatie geven over pensionering, verlof en verzuim en verwachte veranderingen daarin. Een planner informeert je over de verschillende diensten en (veranderende) beschikbaarheid van mensen. Controlling kan inzicht geven in de financiële personele stromen. En uiteraard is de manager de spil die, rechtstreeks of via de HR adviseur, informatie geeft over het team en de inzetbaarheid en knelpunten.

Praktische tips: welke vragen stel je jezelf en de organisatie als het gaat om strategische personeelsplanning en recruitment?

  • Wat is de huidige vacatureruimte in fte en personen?
  • Waar is de vacatureruimte op gebaseerd?
  • Wie zijn in de organisatie de stakeholders rondom het thema strategische personeelsplanning? Bijvoorbeeld HR, managers, intern plan- en flexbureau, vaste uitzendpartners, controlling.
  • Met welke interne en externe factoren verwacht je het komende jaar te maken te krijgen? Bijvoorbeeld CAO wijzigingen in diensten, verwachte pensionering, zwangerschapsverlof etc. Maar ook organisatorisch gezien, zoals uitbreiding of inkrimping van personeel?
  • Wat is de inzet van zzp’ers en uitzendkrachtenten opzichte van vaste medewerkers? En welke flexibiliteit wil je als organisatie daar in behouden?
  • Op welke verschillende locaties/ afdelingen werken medewerkers in welke functies en waarin zit daar gewenste mobiliteit?
  • Welke inzichten bieden exitinterviews en/of -formulieren ten aanzien van strategische personeelsplanning? Zijn er trends te ontdekken?

Literatuur

Evers, G.H.M. & C.J. Verhoeven (1999): Human resources planning, Kluwer, Deventer
Kluytmans, F. (2004), Leerboek personeelsmanagement, Wolters Noordhoff, Groningen.
Draper, J., & Merchant, J. (1978). Selecting the Most Appropriate Manpower Model. Bryant, 587-601.