Zorg, techniek, IT, onderwijs, overheid: de strijd om talent is voorlopig nog niet gestreden. Als recruiter beloof je het juiste talent, liever gisteren dan morgen. Met een goed Applicant Tracking System (ATS) zoek je sneller en makkelijk in je database naar geschikte kandidaten en maak je het talent makkelijk om te solliciteren. Ook lopen interne processen een stuk soepeler. Tenminste, als je ATS systeem past bij jouw organisatie en je ‘m goed inricht. In dit artikel laten we zien hoe je met een ATS je wervingsproces stroomlijnt en de kandidatenreis optimaliseert.
Wat is een ATS?
Een ATS systeem is een recruitmentsysteem waarmee werkgevers en bureaus hun wervingsproces met potentieel talent en kandidaten efficiënt en effectief kunnen beheren. Er zijn tientallen aanbieders van ATS systemen, dus goed voorbereid aan de slag gaan is geen overbodige luxe.
Wat zijn de voordelen van een ATS?
- Overzichtelijk: In het dashboard heb je in een overzicht hoeveel vacatures er openstaan met daarbij de status, hoeveel kandidaten in procedure zijn en voor welke vacatures en hoeveel nieuwe sollicitaties er binnengekomen zijn.
- Kostenbesparing en tijdswinst: Veel stappen gaan automatisch in het recruitment proces waardoor je sneller werkt en meer tijd hebt voor kandidaten.
- AVG Borging: Je weet welke kandidaten akkoord zijn met de bewaartermijn van gegevens (en welke kandidaten niet). Hiermee heb je altijd een zuivere talentpool.
- Automatiseren van het mailproces: Door opvolging van het sollicitatieproces als een geautomatiseerde mailing op een binnengekomen sollicitatie verbeter je de ervaring van de kandidaat.
- Real-time rapportages: Door gegevens van kandidaten en vacatures te analyseren en te vergelijken geeft het ATS antwoord op veel strategische vragen. Met deze antwoorden optimaliseer je het recruitment proces.
Vier stappen om een ATS te implementeren
Stap 1. Voorbereiding – Project en Scope positie
Zorg dat je duidelijk hebt wat je moet gaan doen, hoe je project eruit komt te zien en wat van je verwacht wordt. In deze stap maak je een wishlist (‘must haves’ en ‘nice to haves’) met technische en functionele eisen, vraag je budget aan, bedenk je welke rapportages je uit het ATS wil halen, plan je een datum voor de implementatie, creëer je draagvlak bij de stakeholders, bepaal je of je data wil migreren en maak je keuzes over de werken-bij-site.
Stap 2. Selectie – Vinden en vergelijken van partners
Je weet welke technische en functionele eisen er zijn, wat belangrijk is en wat de verwachtingen zijn. In deze stap bepaal je welk ATS de beste fit heeft bij dit plaatje. Door een longlist te maken, de top drie van beste fit te bepalen, de top drie uit te nodigen voor een demo op kantoor en met een evaluatie bepaal je welk ATS aangeschaft gaat worden.
Stap 3. Implementatie – Inrichten en livegang
Het recruitmentsysteem is geselecteerd. In deze stap bepaal je wat wanneer moet gebeuren. Je maakt dus een planning. Je inventariseert je bronnen, bepaalt welke statussen kandidaten in het sollicitatieproces hebben, bepaalt rechten van gebruikers, maakt werkprocessen inzichtelijk en bepaald nieuwe workflows, koppelt systemen aan het ATS, maakt handleidingen voor alle gebruikers, organiseert een basistraining en migreert data (mist van toepassing). Nadat de implementatie is afgerond ga je het systeem testen en schaduwdraaien naast je huidige systeem/proces. Na het testen en schaduwdraaien ga je feestelijk live met het ATS!
Stap 4. After Care – Continue evaluatieproces
Evalueer wat er goed ging, niet goed ging en wat er beter kan. Na een paar evaluatiesessies ga je de workflows en processen aanscherpen om je wervingsproces nog efficiënter en effectiever te maken.
Tot slot is het tijdens het hele proces, vanaf de eerste overweging tot en met de after care belangrijk om bezig te zijn met change- en stakeholdermanagement. Een nieuwe manier van werken roept altijd weerstand en vragen op. Door stakeholders mee te nemen in je keuzes en overwegingen en te laten zien waar je mee bezig bent, creëer je draagvlak en worden veranderingen sneller geaccepteerd.
Een aantal tips voor de aanschaf en implementatie van een ATS:
- Breng eerst je recruitmentproces in kaart en bepaal dan welk ATS aansluit.
- Kies een ATS dat je zoveel mogelijk in eigen beheer hebt.
- Denk bij de aankoop van een ATS goed na over de tools die je niet alleen nu, maar ook in de toekomst nodig gaat hebben.
- Kies voor een ATS waarmee je in de Cloud werkt, zodat je overal kan inloggen.
- Voor een optimale Candidate Journey automatiseer je zoveel mogelijk met mailtemplates zoals een vacature alert.
- Door mail te integreren in je ATS voorkom je dubbele agenda’s.
- Test alle workflows meerdere keren voor de live gaat. Test ook of de sollicitaties van de kanalen goed lopen.
- Spreek goed met elkaar af hoe jullie het systeem gaan gebruiken zoals taken van elkaar overnemen, wie verantwoordelijk is voor het beheer en bij wie je terecht kan voor vragen over het ATS.
