CBRE GWS Integrated Facility Management B.V. is wereldwijd marktleider in geïntegreerd technisch, facilitair, vastgoed- én projectmanagement. Het bedrijfsonderdeel Global Workplace Solutions ontzorgt haar opdrachtgevers door het facilitair en technisch management, beheer en onderhoud van vastgoed van hen over te nemen. In Nederland heeft GWS ruim 1400 medewerkers, van Koelmonteur tot Technisch Service Manager.
Uitdaging
In januari 2019 was er behoefte aan een ervaren Recruiter om de portfolio techniek te beheren. De portfolio techniek stond voor drie verschillende uitdagingen: de technische professionals die zij nodig hadden waren schaars, bij de lokale accounts was het vertrouwen beschadigd en er was een kostenbesparing aangekondigd. Na een kennismakingsgesprek is onze Interim Recruitment Professional Pascal snel aan de slag gegaan met de interessante uitdaging.
Oplossing
Pascal: “Na mijn inventarisatie bij het grootste account bleek dat door een structurele schaarste in gekwalificeerd technisch personeel cruciale posities al maanden vacant waren. De hiring managers zagen zich door de schaarste en beperkte recruitment capaciteit gedwongen om capaciteit in te huren. Door de afwezigheid van een gecentraliseerde inkoop van technische capaciteit, ontbrak echter de noodzakelijke grip op het volume, de kwaliteit en de kosten van deze inhuur. Met een aankomende kostenbesparing was het van groot belang dat de Site Manager de kosten snel onder controle kreeg.”
Met steun van de Site Manager is Pascal direct aan de slag gegaan om een structurele, maar vooral praktische en pragmatische oplossing te vinden. Zijn eerste stap was het in kaart brengen van de verschillende belangen van de stakeholders. Ook trok hij alle inhuur naar zich toe.
“De eerste stap om grip te krijgen, was het elimineren van de zelfvoorziening van hiring manager voor de inhuur en alle aanvragen te centraliseren” vertelt Pascal. “Door het inzichtelijk maken van zowel de noodzaak als ook de voordelen van een centrale inkoop, kon ik veel van de initiële weerstand bij de hiring managers wegnemen. De volgende stap was het opstellen van een benchmark van de recente en historische tarieven per functie met de lokale inkoper om een afbakening van de acceptabele tariefhoogte vast te stellen. Hieraan gekoppeld hebben de inkoper en ik kaders opgesteld voor een pilot die zowel een kostenbesparing alsook een effectievere en meer efficiënte samenwerking met leveranciers als doel had. Vervolgens heb ik alle bestaande leveranciers uitgenodigd en hen de mogelijkheid voorgelegd om deel te nemen aan de pilot, inclusief de nieuwe afspraken. Door ook voor de leveranciers de voordelen en belofte van de pilot inzichtelijk te maken, heb ik alle belangrijke leveranciers aan boord gehouden en aangevuld met enkele uitdagers.”
Hoewel de inzet en inhuur van tijdelijke capaciteit in een ideale situatie onderdeel is van de HR-strategie, is dit in veel organisaties niet het geval. Daar is het een ad hoc oplossing voor capaciteitsproblemen. Onze Interim Recruitment Professionals komen dan ook regelmatig dit soort situaties tegen, waarbij het voor organisaties lastig is om een strategie voor de omgang met tijdelijke capaciteit op te nemen in de HR-strategie. Deze casus maakt duidelijk dat efficiënt en effectief partnermanagement ook kleinschalig, laagdrempelig en bottom-up kan worden geïmplementeerd om kostenbesparingen of verbeterslagen te realiseren. Stel jezelf daarom eens de vraag “Hoeveel zou ik kunnen besparen op de inkoop van mijn organisatie met deze simpele aanpassingen?
Resultaat
“Ik ben blij dat ik niet alleen een kostenbesparing heb gerealiseerd, maar ook een structurele verbetering van het inkoopproces heb bewerkstelligd” aldus Pascal. “De periode van het begin van de inventarisatie bij dit account tot aan het einde van mijn opdracht besloeg ongeveer 7 maanden. In die tijd heb ik op de nieuwe inhuur van capaciteit voor het Out-of-Scope project team alleen al een ‘cost avoidance’ van 70.000 EURO weten te realiseren. Dit staat dan nog los van de besparing op de tarieven voor de tijdelijke inhuur, de bureaukosten en de lange termijn besparingen door de verbeteringen op het vlak van kwaliteit en effectiviteit voor de structurele posities. Het maakt mij super trots dat ik voor mijn opdrachtgever deze waarde heb kunnen toevoegen.
Benieuwd naar onze diensten? Meer informatie vind je hier.
